Integritetspolicy för Brf Kapellet
Denna policy tillämpas för behandling (insamling, lagring, överföring m.m.) av personuppgifter som förekommer inom Brf Kapellet, nedan kallad BRF.
BRF behandlar personuppgifter endast i enlighet med gällande dataskyddsförordning för att skydda den personliga integriteten.
Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras genom exempelvis användarnamn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift, online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens identitet.
Behandling av personuppgifter
Vi behandlar i huvudsak följande personuppgifter:
• Namn och kontaktuppgifter till pågående affärskontakter och leverantörer.
• Namn och kontaktuppgifter till tidigare affärskontakter och leverantörer.
• Namn, personnummer, adress, månadsavgift samt övrig information för aktuellt objekt som medlem eller hyresgäster i vår förening innehar.
• Medlemmens e-postadress.
Insamling av personuppgifter
Vi samlar i första hand in personuppgifter direkt från medlem genom den medlemsansökan som medlem behöver göra vid inträdet i BRF. Utöver det så samlar vi in e-postadresser för att effektivt kunna skicka information till våra medlemmar.
Ändamålen med behandlingen
BRF behandlar enbart uppgifter för det ändamål uppgiften har samlats in enligt nedan:
Ingå och upprätthålla avtalsrelationer
Vi behandlar personuppgifter i samband med förberedelse för avtal (potentiella leverantörer eller samarbetspartners) samt för administration och fullgörelse av ingångna avtal (nuvarande och tidigare leverantörer eller samarbetspartners).
Personuppgifter om medlemmar behandlas för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagar och regler, främst Bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar men också bokföringslagen.
Personuppgifter om affärskontakter registreras för att upprätthålla en kontaktlista. Behandlingen sker på grundval av vårt legitima intresse av att upprätthålla affärsrelationer och för att kommunicera med de registrerade. Vi bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger de registrerades intresse av skydd för sin personliga integritet. Personuppgifterna kommer att behandlas enbart för det avsedda ändamålet och endast så länge som den registrerade är en affärskontakt till BRF.
Gallring av personuppgifter
Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Vi gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att BRF och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade. Enligt lagen om ekonomiska föreningar kommer vissa personuppgifter att för alltid finnas i styrelsens protokoll. Dessa är inte offentliga. Vissa personuppgifter kommer även att finnas i föreningens medlemsförteckning. Medlemsförteckningen skall vara intakt så länge föreningens finns.
BRF behandlar personuppgifter endast i enlighet med gällande dataskyddsförordning för att skydda den personliga integriteten.
Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras genom exempelvis användarnamn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift, online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens identitet.
Behandling av personuppgifter
Vi behandlar i huvudsak följande personuppgifter:
• Namn och kontaktuppgifter till pågående affärskontakter och leverantörer.
• Namn och kontaktuppgifter till tidigare affärskontakter och leverantörer.
• Namn, personnummer, adress, månadsavgift samt övrig information för aktuellt objekt som medlem eller hyresgäster i vår förening innehar.
• Medlemmens e-postadress.
Insamling av personuppgifter
Vi samlar i första hand in personuppgifter direkt från medlem genom den medlemsansökan som medlem behöver göra vid inträdet i BRF. Utöver det så samlar vi in e-postadresser för att effektivt kunna skicka information till våra medlemmar.
Ändamålen med behandlingen
BRF behandlar enbart uppgifter för det ändamål uppgiften har samlats in enligt nedan:
Ingå och upprätthålla avtalsrelationer
Vi behandlar personuppgifter i samband med förberedelse för avtal (potentiella leverantörer eller samarbetspartners) samt för administration och fullgörelse av ingångna avtal (nuvarande och tidigare leverantörer eller samarbetspartners).
Personuppgifter om medlemmar behandlas för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagar och regler, främst Bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar men också bokföringslagen.
Personuppgifter om affärskontakter registreras för att upprätthålla en kontaktlista. Behandlingen sker på grundval av vårt legitima intresse av att upprätthålla affärsrelationer och för att kommunicera med de registrerade. Vi bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger de registrerades intresse av skydd för sin personliga integritet. Personuppgifterna kommer att behandlas enbart för det avsedda ändamålet och endast så länge som den registrerade är en affärskontakt till BRF.
Gallring av personuppgifter
Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Vi gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att BRF och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade. Enligt lagen om ekonomiska föreningar kommer vissa personuppgifter att för alltid finnas i styrelsens protokoll. Dessa är inte offentliga. Vissa personuppgifter kommer även att finnas i föreningens medlemsförteckning. Medlemsförteckningen skall vara intakt så länge föreningens finns.
Överlämning av personuppgifter
Vi kan komma att dela personuppgifter med våra personuppgiftsbiträden. Våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för BRF:s räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden med Mälardalensbostadsrättsförvaltning, MBF AB, som på vårt uppdrag utför den ekonomiska och administrativa förvaltningen.
MBF upprättar skriftliga avtal med bolagets personuppgiftsbiträden. Enligt dessa avtal garanteras säkerheten för de personuppgifter som behandlas och personuppgiftsbiträdet åtar sig att följa våra säkerhetskrav och krav rörande internationell överföring av personuppgifter.
BRF säljer aldrig några personuppgifter till någon annan för direktmarknadsföringsändamål eller liknande. I övrigt lämnar vi endast ut uppgifter om tvingande. Enligt bostadsrättslagen är medlemsförteckningen offentlig för var och en som vill ta del av den.
Rättigheter
Den registrerade har rätt att, enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning, efterfråga ett s.k. registerutdrag med information om vilka personuppgifter som BRF behandlar avseende den enskilde. Begäran enligt detta stycke måste göras skriftligen och undertecknas av den enskilde personligen, till undvikande av obehörig åtkomst av personuppgifter.
Den registrerade har dessutom rätt att, när som helst, begära att vi rättar, blockerar eller raderar den enskildes personuppgifter. För det fall BRF är skyldigt enligt lag att fortsätta med lagring av personuppgifterna, kan uppgifterna enbart blockeras.
Informationssäkerhet och åtgärder
BRF vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning, denna policy samt för att personuppgifterna inte ska förloras, eller bli tillgängliga för obehöriga.
Ansvar för personuppgifter
BRF är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av personuppgifter som sker för vår räkning och svarar således för att sådan behandling är laglig och korrekt.
Eventuella frågor, synpunkter och klagomål rörande BRF:s hantering av personuppgifter skickas till:
info@MBF.se eller per ordinarie post
Mälardalensbostadsrättsförvaltning, MBF AB
Källgatan 14
722 11 Västerås
Tillsynsmyndighet - Datainspektionen
Om du anser att BRF bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen. På Datainspektionens hemsida finns ytterligare information om hur du går tillväga.
Vi kan komma att dela personuppgifter med våra personuppgiftsbiträden. Våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för BRF:s räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden med Mälardalensbostadsrättsförvaltning, MBF AB, som på vårt uppdrag utför den ekonomiska och administrativa förvaltningen.
MBF upprättar skriftliga avtal med bolagets personuppgiftsbiträden. Enligt dessa avtal garanteras säkerheten för de personuppgifter som behandlas och personuppgiftsbiträdet åtar sig att följa våra säkerhetskrav och krav rörande internationell överföring av personuppgifter.
BRF säljer aldrig några personuppgifter till någon annan för direktmarknadsföringsändamål eller liknande. I övrigt lämnar vi endast ut uppgifter om tvingande. Enligt bostadsrättslagen är medlemsförteckningen offentlig för var och en som vill ta del av den.
Rättigheter
Den registrerade har rätt att, enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning, efterfråga ett s.k. registerutdrag med information om vilka personuppgifter som BRF behandlar avseende den enskilde. Begäran enligt detta stycke måste göras skriftligen och undertecknas av den enskilde personligen, till undvikande av obehörig åtkomst av personuppgifter.
Den registrerade har dessutom rätt att, när som helst, begära att vi rättar, blockerar eller raderar den enskildes personuppgifter. För det fall BRF är skyldigt enligt lag att fortsätta med lagring av personuppgifterna, kan uppgifterna enbart blockeras.
Informationssäkerhet och åtgärder
BRF vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning, denna policy samt för att personuppgifterna inte ska förloras, eller bli tillgängliga för obehöriga.
Ansvar för personuppgifter
BRF är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av personuppgifter som sker för vår räkning och svarar således för att sådan behandling är laglig och korrekt.
Eventuella frågor, synpunkter och klagomål rörande BRF:s hantering av personuppgifter skickas till:
info@MBF.se eller per ordinarie post
Mälardalensbostadsrättsförvaltning, MBF AB
Källgatan 14
722 11 Västerås
Tillsynsmyndighet - Datainspektionen
Om du anser att BRF bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen. På Datainspektionens hemsida finns ytterligare information om hur du går tillväga.
Updated: 2019-09-04